隨著企業信息化加速，企業信息管理成為企業運營與發展關注的問題。對于很多的郵件管理員來說，經常談到的話題都是關于郵件服務器的架設、郵件外發、海外通郵、反垃圾等一系列的郵件問題，但是在郵件歸檔方面，很多企業都是一片空白：“我們已經做郵件備份了，還需要郵件歸檔嗎？”。
簡單來說，郵件備份和郵件歸檔可以把傳統備份比作照相機，那郵件歸檔就相當于錄像機。照相機的復制是不連續的，存在著時間差。而錄像機對數據的復制則是連續的，即時的，可以有效保障數據的完整和實時性。兩者功能看上去效果是一樣，但是兩者在本質上卻是有很大區別。
一、含義不同
1、郵件歸檔
郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理，實現數據的高度集成化，中心化，并可實現實時監測等功能。主要解決郵件在完成發送后的存儲、檢索、保密性及法律效力的問題而被提出的，根據企業用戶需求，對全域用戶收發郵件進行在線文檔、長期保留并允許實時搜索與訪問，實現歷史郵件可追溯可查詢。
可以理解為郵件數據的實時備份，可以批量恢復數據，同時減輕郵件服務器的存儲負擔，也可以當作數據災備系統。
2、郵件備份
郵件備份其實是指數據副本，如果原有的郵件因損壞或者誤刪等操作而丟失了，可以啟用備份的數據進行恢復，備份的目的主要是用于保護正在使用的數據。數據備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。
二、郵件數據存儲方式不同
通過郵件備份功能備份的郵件，是存儲于一個指定郵箱的指定文件夾里，通過郵件歸檔功能備份的郵件，是存儲于服務商的歸檔服務器里。
因此郵件備份功能里的郵件是在一個單獨的郵箱中存儲，可以進行二次編輯，或通過本地服務器將這些郵件備份到本地。而郵件歸檔功能里的郵件存儲在服務商的歸檔服務器里，不能進行二次編輯，只能查看或恢復，可以有效地保障數據的完整性。
三、郵件數據保存速度不同
郵件歸檔是對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發完畢，同時也歸檔完畢。杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失等問題。而傳統備份是在郵件產生后對郵件進行備份或先備份后發至郵件服務器。
這兩種技術都不是實時的，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數據的完整性和真實性。
四、郵件搜索和恢復不同
郵件備份是為了在意外誤刪除或者數據丟失情況下找回之前的文檔，或者在特別的需要情況下找到之前的老舊文檔。那么，如何有效地找到這封郵件，并且快速的提取就是個問題。僅靠郵件備份創建的簡單搜索標簽，并不足以支撐大量的郵件檢索，那么就需要擁有更加高級的郵件歸檔系統，其具備基于內容和所有權的搜索功能，當需要查找需要的郵件時，輸入限制條件，能夠在數秒內迅速查找到所需的郵件。
現在你能分清什么是郵件歸檔和郵件備份了嗎？
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